Бухгалтерский учет командировочных расходов

Опубликовано - 06 февраля, 2011

Командировка, зарубежная или внутренняя, в пределах страны, представляет собой служебную поездку, имеющую своей целью решение производственных вопросов по заданию руководства. А раз так, то финансироваться она должна за счет предприятия . Соответственно расходы на командировку непременно должны отражать соответствующие бухгалтерские проводки, произвести которые можно только на основании соответствующих документов.


Документы на командировку

Итак, чтобы бухгалтерское обслуживание было полноценным и охватывало все операции, доходы и расходы предприятия, командировочные расходы, непременно должны строго учитываться. Квалифицированное бухгалтерское обслуживание предполагает оформление командировок по всем правилам. А начинается такая служебная поездка с издания приказа о направлении в командировку, выписки сотруднику командировочного удостоверения и составления для него индивидуального командировочного задания.

И командировочное удостоверение, и задание должны по факту окончания командировка в полностью оформленном виде сдаваться в бухгалтерию предприятия. Оформление предполагает наличие в удостоверении соответствующих отметок о прибытии на место и отбытии с указанием времени и даты и данных о ходе и результатах выполнения командировочного задания в соответствующем документе.


Возмещение командировочных расходов

Что касается выплат сотрудникам, отбывшим в командировку, то бухгалтерские услуги подразумевают заполнение соответствующих форм учетных документов, позволяющих правильно оформить, рассчитать, выплатить и учесть в бухгалтерии командировочные расходы. Необходимые для этого формы утверждены российским Госкомстатом 06.04.2001 постановлением № 26. Согласно положениям ТК РФ возмещению подлежат расходы, понесенные сотрудником компании, по оплате проезда в оба конца, по аренде жилья на период командировки, суточные расходы и прочие траты, разрешенные работодателем.

Как бы ни повел себя сотрудник в командировке, решая производственные задачи, возместить или погасить произведенные им сверх выданного лимита затраты непременно должны иметь документальное обоснование и логическое объяснение. В качестве обоснования бухгалтерские услуги в плане учета командировочных расходов могут основываться на финансовых документах, подтверждающих факт совершения платежа. Причем такой документ должен содержать информацию о том, что именно, когда и кем приобретено по данному чеку. Правда, даже, если подобный документ, подтверждающий факт совершения расходов в командировке предъявлен, но сочтен не оправданным, возмещение произведено не будет. Примером такого неоправданного расходования средств на командировку может стать ужин в ресторане на крупную сумму при наличии альтернативы поужинать намного дешевле. Иногда случается, что документы на командировку сдаются не сразу и приходится выполнять дополнительные бухгалтерские проводки, чтобы скорректировать отчетность. Правда, бухгалтер этого делать не обязан и вполне может отказаться принять к учету припозднившиеся документы. В этом случае придется заручиться поддержкой руководителя, чтобы не пришлось оплачивать командировку из собственного кармана.