В данной статье постараемся рассмотреть такое понятие как «представительские» расходы. На практике возникает много споров между налогоплательщиками и налоговиками по поводу оправданного признания данного вида расходов . При этом и компании, оказывающие бухгалтерские услуги зачастую игнорируют данное понятие, в связи со сложностями возникающими при осуществлении проверок фискальными органами и при сдаче отчетностей.

Понятие представительских расходов достаточно полно представлено в пункте 2 статьи 264 НК РФ

Прежде всего, те, которые направлены на организацию официального приема и обслуживание представителей компании партнера, участвующего в переговорах. Сразу отмечу, что партнер может быть новым, но и расходы на переговоры с уже действующим партнером можно считать представительскими, если это направленно на укрепление сотрудничества. Так же если в штате вашей организации не предусмотрена должность переводчика, а переговоры должны проходить с иностранными партнерами, то оплата услуг переводчика так же будет являться представительским расходом. Расходы могут признаваться представительскими не только для представителей компании партнера, но и для представителей самого налогоплательщика. Но при этом они не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Официальным приемом признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Можно ли считать ужин иным аналогичным мероприятием и включать в состав представительских расходов? Да можно, но только проводящийся до 22 часов. Однако нужно не забыть про подтверждающие документы, которыми могут являться:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Достаточно продолжительное время возникали споры между налоговиками и налогоплательщиками по поводу признания расходов на табак и алкоголь как представительских расходов. Прошло достаточно много судов и наконец, налогоплательщикам разрешили включать в состав представительских расходов табак и алкоголь, но ввели ограничения по объему. Итак, данный вид расхода должен быть осуществлен в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). Т.е. четко прописанных показателей для определения объема не указано.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В процессе бухгалтерского сопровождения в бухгалтерском учете данный вид расходов принимается в полном объеме и отражается в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации». Бухгалтеру необходимо отразить такие расходы по дебету 26 счета «Общехозяйственные расходы» и в дальнейшем списать на 20 счет «Основное производство» или отнести на 90 счет «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Но следует обратить внимание если организация занимается торговлей, то затраты нужно отнести на 44 счет «Расходы на продажу».

В заключение хочется отметить что многие руководители относятся к представительским расходам с опаской и считают что суммы расходов не велики для того чтобы тратить время на их учет и собирать подтверждающие документы. Но этим можно пренебречь, когда штат организации не превышает 10 человек и командировки не являются неотъемлемой частью ведения вашего бизнеса. Стоит отметить, что при осуществлении качественного бухгалтерского обслуживания, учет представительских расходов в полном объеме позволяет значительно сократить расходы небольших компаний.