У работающей компании накапливается огромное количество документов, несмотря на повсеместное внедрение электронного документооборота, отойти от традиционного бумажного варианта не представляется возможным на данный момент. Причина необходимости хранить «отработанный» материал ясна: хранимые документы могут стать подтверждением правильности расчета налогов и своевременности их уплаты, отсутствия задолженностей по денежным выплатам перед персоналом и поставщиками и т.д. Обязанность по хранению «первички» остается за компанией даже тогда, когда применяются бухгалтерские услуги в СПб, оказываемые фирмой – партнером.

Поэтому, все работодатели должны помнить об этой своей обязанности и неукоснительно ее исполнять. Для разных видов документов законодательством установлены отличные сроки хранения. Так, например, кадровые бумаги, созданные до 2003 года должны быть в сохранности 75 лет, а изданная позже документация должна храниться 50 лет. Бухотчетность должна быть в «наличии» до момента ликвидации, а вот срок хранения документов, подтверждающих уплату налогов и сборов, ограничен четырьмя годами.

Следует знать, что в случаях, когда срок хранения одного и того же вида документов разными нормативными актами регламентируется неодинаково, то соблюдать надо максимальный из имеющихся вариантов.

Архив документов можно создавать самостоятельно в компании, а можно прибегнуть к услугам сторонних специализированных компаний. При любом выбранном способе организации архива важно составить опись помещенных в него документов.

Если срок хранения подошел к концу, то устаревшая документация должна быть утилизирована. Для достижения данной цели в организации можно создать экспертную комиссию или воспользоваться услугами сторонних исполнителей. Итогом работы комиссии будет акт о выделение документов для дальнейшего уничтожения.

Перед утилизацией составьте список документов, который будет «утерян», он может пригодиться при возникновении спорных ситуаций в дальнейшем. А сам процесс уничтожения можно организовать своими силами или привлечь специализированную фирму, на усмотрение руководства. Следовательно, документы надо хранить утвержденный законодательством период, после чего, уничтожать, предварительно создавая перечни утилизируемых бумаг.