Компенсация расходов на мобильную связь

Опубликовано - 04 августа, 2011

В организациях очень часто стали компенсировать своим сотрудникам мобильную связь, но работники пользуются сотовой связью как по рабочим вопросам так и по личным. У компании осуществляющей бухгалтерское обслуживание возникает вопрос: «Как оформить мобильную связь для сотрудников организации и как учесть при исчислении налога на прибыль и НДС?»

Расходы на сотовую связь будут учитываться при исчислении налога на прибыль только при условии документального подтверждения и экономической обоснованности.(ст.264 НК РФ)

Чтобы, при бухгалтерском сопровождении, подтвердить расходы на оплату мобильной связи для целей исчисления налога на прибыль организации необходимо оформить следующие документы:

• Договор с оператором сотовой связи на обслуживание конкретных номеров

• Список сотрудников пользующихся сотовой связью в производственных целях

• Детализацию счетов

• Оформить сим-карты на организацию

• Оплачивать услуги оператора с расчетного счета организации

Список сотрудников обычно утверждается руководителем организации на основании приказа в котором за каждым сотрудником закреплен конкретный номер телефона.

Детализация счета необходима для расшифровки информации по произведенным вызовам их дату, продолжительность и стоимость согласно тарифу.

Так же налоговики настоятельно рекомендуют детально разбираться с номерами телефонов организации. Учитывать номера телефонов, на которые звонил сотрудник.

Для того чтобы не анализировать на какие номера звонил сотрудник и детально высчитывать расходы можно установить предел стоимости звонков сотрудников. Для этого необходимо, при бухгалтерском обслуживании , сделать среднестатистический расчет и в дальнейшем сравнивать произведенные расходы с установленным лимитом.

Для этого потребуются следующие документы:

• приказ об установлении лимита расходов на связь;

• бухгалтерская справка – расчет сверхлимитных переговоров.

Бухгалтерская справка нужна для подтверждения сумм, возмещаемых сотрудником. В справке, как правило, указывается:

• лимит на конкретных сотрудников согласно приказу руководителя,

• фактически произведенные расходы, согласно распечатке оператора связи;

• расчет величины превышения;

• указание бухгалтерских проводок по расходам в пределах лимита и сверхлимитным возмещаемым сотрудниками переговорам.