Копии документов: заверение по новым правилам

Опубликовано - 08 августа, 2017

Предоставление копий документов по запросу сотрудника – одна из обязанностей работодателя. В сторонние организации работник может при необходимости предоставлять копию трудовой книжки, при оформлении декретного отпуска может возникнуть надобность заверения копии больничного листа и т.д. Используя бухгалтерские услуги, эта необходимость не отпадает. Что нового произошло в данной процедуре, на чем бы хотелось акцентировать внимание и штатных специалистов, и сотрудников компаний, предоставляющих бухгалтерское обслуживание бизнеса?

Изменения в процедуре заверения копий документов работодателем вступили в силу с 1 июля этого года в связи с введением в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентирующий требования в сфере оформления документов. Что накладывает обязательства на работодателя заверять копии документов по-новому, включая и документы, выдаваемые работникам при увольнении, для предоставления в сторонние организации.

Так, привычная запись о том, что копия заверена, дополнилась записью о мете нахождения (хранения) оригинала документа, с которого копия была снята (подлинник документа находится в (наименование компании) в деле №…за…год). Заверение обязательно сопровождается печатью фирмы (как это и было).

Напоминаем, что 62 статья ТК РФ устанавливает требование к работодателю заверять документы надлежащим образом. Ошибочно оформленная заверенная копия документа теряет свою силу и считается недействительной, что может расцениваться как невыполнений обязанности организации, нарушая норму законодательства. За нарушения в данной сфере КоАП предусматривает ответственность в виде штрафа (до 5000 рублей – для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей; для юрлиц – до 50 000 рублей). При повторных нарушениях размер налагаемого штрафа возрастает.