Порядок составления авансовых отчетов

Опубликовано - 21 июля, 2011

Практически во всех организациях выдают деньги под отчет сотрудникам, однако налоговики зачастую пытаются признать расходы сотрудника его доходом. Как правильно отразить в учете, при осуществлении бухгалтерского обслуживания, данные расходы и избежать санкций со стороны ФНС?

Авансовые отчеты должны быть составлены безукоризненно т.к. любая ошибка может привести к доначислению налогов. Стоит особенно обратить внимание на следующие моменты:

1) Основными документами, регламентирующими отношения между организацией и подотчетным лицом являются авансовый отчет и приказ руководителя фирмы. В приказе необходимо прописать лиц имеющих право получать деньги под отчет. Так же очень важно установить сроки и предельный размер сумм выдаваемых под отчет. В том случае если в приказе отсутствуют сроки, налоговики будут считать что они не установлены и как следствие согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 сотрудник должен будет отчитаться об израсходованных суммах не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки или после иной установленной даты.

2) Правильное оформление авансового отчета так же играет важную роль. Авансовый отчет составляется по унифицированной форме (№АО-1) утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Авансовый отчет должен заполнить сотрудник и утвердить у руководителя организации. К отчету должны быть подшиты первичные документы, на основании которых были потрачены суммы, выданные под отчет.

Далее бухгалтер или компания, осуществляющая бухгалтерское сопровождение, на основании утвержденного авансового отчета производит списание подотчетных сумм.

В бухгалтерском учете организация использует 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» он используется для обобщения информации о расчетах с работниками выданным им под отчет. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуются в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71. «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На практике получается, что сотрудники не торопятся отчитаться по потраченным подотчетным суммам, а организации, предоставляющие бухгалтерские услуги, не принимают меры по возврату не использованных средств. Все это может привести к замечаниям о нарушении порядка ведения кассовых операций, а сотруднику не использованные суммы включат в доход облагаемый НДФЛ.