К сожалению, при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности предприятия бывают случаи утраты документов. Причин может быть много, начиная от невнимательности, заканчивая достаточно серьезными, такими как пожар или хищение.

Известно, что кража, пожар не признаются налоговой инспекцией уважительной причиной для не представления отчетности, что в свою очередь является основанием для выставления штрафов, пеней. Доказать уважительность причины по не представлению можно только в суде. Для решения спора в пользу компании должны быть предъявлены неоспоримые доказательства произошедшего:

• При краже документов – обязательно заявить об этом в полицию, получить справку о возбуждение уголовного дела по факту свершившегося (внимательно проверяйте данные своего предприятия).
• При пожаре – справка из МЧС о произошедшем.

В обоих случаях в наличии должна быть максимально подробная опись утраченных документов. Это позволит надежнее защитить позицию компании. Необходимо помнить, что сохранность документов одна из обязанностей налогоплательщика.

Также следует создать комиссию для расследования причин случившегося и составления акта об утрате для изложения всех обстоятельств. В нее должны войти директор (заместитель), бухгалтер и т.д.

Кроме вышеизложенного, надо попытаться восстановить документы (обращения к контрагентам за дубликатами), настоятельно можно рекомендовать сохранять отправленные запросы, переписку, даже квитанции по отправке корреспонденции.

Поскольку никто не застрахован от утери документов в силу разных обстоятельств, их хранению стоит уделять повышенное внимание и при самостоятельном осуществлении бухгалтерского учета, и в особенности компаниям, оказывающим бухгалтерские услуги в Санкт-Петербурге ряду организаций.