Изменение персональных данных сотрудников

Опубликовано - 07 марта, 2018

В силу обстоятельств у каждого работника могут измениться персональные данные, например, номер паспорта или фамилия сотрудницы при замужестве. Сотрудник самостоятельно решает вопросы со сменой документов, но также существует необходимость проинформировать работодателя о произошедших изменениях. Большинство штатных специалистов помнят о ней, но существует и те, кто забывает поставить в известность работодателя об изменениях, произошедших в персональных данных. Подобная забывчивость чревата наложением штрафов на работодателя, например, за представление недостоверных сведений в формах РСВ и 2-НДФЛ контролирующий орган оштрафует. Каждый бухгалтер, столкнувшись с подобным нерадивым отношением работников, пытается урегулировать ситуацию доступными способами, например, произвести удержание наложенного штрафа из финансового вознаграждения сотрудника. Но, следует отметить, что не во всех случаях такой подход возможен. Так, например, сотрудник фирмы, специализированной на оказании бухгалтерских услуг в Санкт-Петербурге, лишен подобной возможности.

С другой стороны такое решение (удержание средств с провинившегося работника) не соответствует нормам трудового законодательства. Что в свою очередь, может стать основанием для претензий со стороны трудовой инспекции. Каким же доступным, а главное – законным способом, повлиять на сотрудников и не доводить до возможных осложнений, как для фирмы, так и для специалиста?

По мнению экспертов Роструда, правильным способом будет включение в подписываемый с сотрудником трудовой договор пункта, который обязывает работника информировать работодателя об изменениях в персональных сведениях. Подобный подход не ухудшит положение сотрудника, и работодатель не нарушит трудовые права персонала.