О «бережном» хранении информации личного характера о занятых в работе организации сотрудников говорилось не однократно. Беря в учет, действующее законодательство в данной сфере, становится понятно, что любой «оборот» персональных сведений жестко регламентируется законодательством и должен иметь определенный уровень защиты. В противном случае работодателю грозит административная ответственность с последующим наложением штрафов. Сведения о работниках хранятся и у штатного кадрового специалиста, и у сотрудников, занимающихся бухгалтерией компании. Возможен вариант, когда предприниматель пользуется бухгалтерскими услугами в Санкт-Петербурге, которые оказывает специализированная фирма, в этом случае круг лиц, имеющих доступ к личным данным, возрастает. А вот для правильного кадрового учета на каждого работника оформляется личное дело. В подобной ситуации может появиться вопрос, возможно ли хранение копий документов в личном деле сотрудника, например, его паспорта.

На этот вопрос следует обратиться к разъяснениям Роструда, в которых содержится напоминание об отсутствии утвержденных требований трудового законодательства к порядку оформления и ведения личных дел персонала. Соответственно, такой порядок каждый работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. В случае, когда личное дело содержит копии документов с персональными данными гражданина в обязательном порядке также должно прикладываться и согласие сотрудника на их обработку и хранение.

Поскольку принимает решение о порядке ведения личных дел сотрудников каждый работодатель самостоятельно из соображений целесообразности, поэтому важно помнить о существующей ответственности за допускаемые нарушения. Штрафные санкции закреплены в Кодексе административных правонарушений РФ.