Обычно в небольших организациях функции кадрового работника выполняет бухгалтер и в силу своей загруженности не всегда правильно и в полном объеме подготавливает документы на принятие или увольнение сотрудника. Какими документами не стоит пренебрегать при оформлении трудовых отношений с сотрудником мы рассмотрим в данной статье.

Для начала необходимо очертить круг обязанностей кадровика. Он введет учет отпусков и отработанного времени, оформляет кадровые перемещения, а так же прием и увольнение сотрудников.

Для оформления на работу сотрудника бухгалтеру, или компании осуществляющей бухгалтерское обслуживание, необходимо обратить внимание на пакет документов, который предоставляет соискатель. Он должен содержать свидетельство о пенсионном страховании, свидетельство ИНН и паспорт. Так как для работодателя существует обязанность сдавать индивидуальные сведения каждый квартал, то данный пакет документов бухгалтер обязательно должен проверить на наличие и правильность оформления, в случае ошибочного представления сведений по сотруднику при подаче персонифицированного учета у бухгалтера возникнут проблемы в плоть до штрафа.

Так же не стоит пренебрегать оформлением трудового договора с сотрудником, так как в ТК четко прописано, что трудовые отношения между работодателем и сотрудником возникают при составлении трудового договора в письменной форме. Более того в случае налоговой проверки без наличия трудового договора бухгалтеру или копании, оказывающей бухгалтерские услуги, будет сложно доказать обоснованность расходов на оплату труда. Ну и не стоит забывать о Фонде социального страхования, который при проверке начислений и возмещений выплат, производимых за счет Фонда обязательно потребует трудовой договор.

Оформление трудового договора с сотрудником не освобождает работодателя от обязанности оформить надлежащим образом трудовую книжку и приказ о приеме на работу, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под расписку.

Даже если в организации числится один работник на него следует оформить табель учета рабочего времени. Он необходим для правильного исчисления текущих выплат, для расчета отпускных и пособий по временной нетрудоспособности.

Так же прямой обязанностью работодателя является выдача расчетных листков. Данная обязанность предусмотрена ТК РФ.

В заключение можно сказать, что кадровый учет-это отдельное направление, которое должно существовать в любой организации. С учетом специфики работы организации от части оформления документов можно отказаться, есть обязательные документы оформлением которых не стоит пренебрегать даже имея в штате одного сотрудника, такие как трудовой договор, табель учета рабочего времени и правильно заполненная трудовая книжка. Целесообразно переложить данную работу на компанию осуществляющую профессиональное бухгалтерское сопровождение.