Как известно, для успешного ведения бизнеса руководитель компании должен обладать высокими коммуникативными качествами, а также часто проводить переговоры с потенциальными клиентами и поставщиками. Эту функцию наряду с руководителем организации могут нести и сотрудники, например, начальники подразделений или департаментов фирмы. Любому подписанному договору предшествует обсуждение условий сотрудничества, будь то новый рынок сбыта производимой продукции или новый партнер, оказывающий бухгалтерские услуги в СПб. По продолжительности переговоры могут разниться: от совместного завтрака до специально организованной служебной поездки в другое государство. И, к сожалению, результатом переговоров далеко не всегда становится заключение договора, а вот затраты остаются при любом исходе.

Часть затрат относится к представительским расходам и может быть учтена для уменьшения налогооблагаемой прибыли, если она не превышает 4 % от затрат компании на оплату труда Также в статье 264 приведен абсолютный перечень видов расходов, которые могут относиться к представительским (проведение официального приема, транспортная составляющая, услуги внештатного переводчика, буфетное обслуживание). То есть расходы на оформление виз потенциальным партнерам, например, в представительские затраты включить невозможно.

Также важно помнить, что подобные затраты должны быть документально подтверждены и обоснованы (п.1 ст.252 НК РФ) и могут быть учтены нарастающим итогом, поскольку они «увязаны» с расходами на оплату труда и налогооблагаемой прибылью, которая в свою очередь и определяется нарастающим итогом.

Учет таких расходов часто осуществляется в составе затрат по обычным видам деятельности, так как особенного регламента для их принятия в бухгалтерском учете нет.