Распространенной практикой в деятельности многих организаций является выдача наличных средств на рабочие нужды. Одной из часто возникающих ситуаций для выдачи денежных средств является отправка сотрудника в служебную командировку, когда на возможные в ее течении затраты необходимы наличные. Или, например, покупка подарков работникам к какому-либо празднику. Выдачу средств по приведенным поводам следует должным образом оформлять и учитывать. Как правило, у штатного специалиста или сотрудника специализированной компании, занимающейся бухгалтерским сопровождением предпринимательской деятельности.

Следует обратить внимание на произошедшие изменения в процедуры выдачи средств работникам, в момент получения которых они становятся подотчетными лицами. То есть они получают наличные из кассы, потратив которые необходимо отчитаться. До недавнего времени действовало правило, согласно которому выдача наличных была невозможна лицу, не отчитавшемуся за ранее полученную сумму. Также, в данный момент для выдачи средств достаточно приказа руководства компании, без оформления заявления сотрудника.

Для правильного документального оформления выдачи средств следует обратиться к письму регулятора № 29-1-1-0Э/20642, в котором содержаться подробные разъяснения.

Важно, что распорядительный приказ следует оформлять на каждую выдачу средств с обязательным перечислением сведений о получающих, размере выдаваемых средств, а также указывать, на какой срок даются деньги.

Выдавать денежные средства с соблюдением ранее действовавшего порядка законодательством не запрещается.

И, самое главное, в обязанность сотрудника входит документальное подтверждение полученных от работодателя наличных средств на заявленные цели, с возвратом в кассу компании их остатка.